1. Auto Gestão - Contabilidade
Trata-se de uma Modalidade de contrato na qual o síndico morador faz todo gerenciamento administrativo e operacional do condomínio, tais como: manutenção, orçamentos, contratação de bens e serviços, supervisão, gestão de pessoal, etc., ficando sob incumbência da CECAD apenas os serviços burocráticos de contabilidade/Financeiro Jurídico e de departamento de pessoal, conforme a seguir detalhado.
Detalhamento dos serviços exclusivamente contábeis – contrato de autogestão.
Contabilidade:
Responsabilidade técnica do contador junto ao CRC-ES, assinando os balancetes de prestação de contas.
Auxilio na elaboração da previsão orçamentária para aprovação do síndico. Geração dos boletos de cobrança das cotas condominiais, conforme valor definido em previsão orçamentária.
A elaboração dos balancetes de prestações de contas, mostrando, em regime de caixa, toda receita e despesa do condomínio, fazendo acompanhar os respectivos documentos comprobatórios.
Elaboração da declaração da DIRF, retenção, recolhimento e controle dos impostos que o condomínio está obrigado, tais como: ISS, IRRF, PIS, COFINS, CSLL, conforme valores retidos e declarados.
A emissão de diversos relatórios para demonstrar as prestações de contas, neles incluídos às unidades em débito.
Departamento de Pessoal: Execução de toda rotina de departamento de pessoal, tais como: da folha de pagamento, Geração dos encargos previdenciários, Sociais e Fiscais, bem como os respectivos Documentos para Arrecadação.
Registro dos empregados contratados pelo condomínio.
Cálculos rescisórios dos empregados demitidos.
Cálculo das férias, emissão dos respectivos recibos e anotações no cadastro do funcionário.
Controle de documentos Fiscais, Trabalhistas e Previdenciários do condomínio e funcionários, bem como sua apresentação a fiscalização, quando solicitado.
Elaboração da RAIS, conforme folha de pagamento gerada em nosso sistema de pessoal.
Informações importantes para avaliação da nossa proposta.
Nosso diferencial em tecnologia:
Software de Gestão integrada – via internet e aplicativo para celular.
Na contratação dos nossos serviços de contabilidade disponibilizamos nosso software com funcionalidade para aplicativo celular, através do qual integramos todos os agentes envolvidos na gestão do seu condomínio, ou seja, funcionários internos do condomínio, moradores, prestadores de serviços e CECAD, via internet, compartilhando as informações (base de dados) do condomínio, oferecendo os seguintes serviços em tempo real:
Gestão financeira: Controle das despesas eventuais a pagar e das obrigações fixas mensais.
Fluxo de caixa, conciliando o saldo em conta bancária com o saldo da contabilidade.
Controle dos cheques compensados e em circulação.
Prestação de contas: Vários relatórios de prestação de contas atualizados diariamente, em “tempo real”, conforme movimentação da contabilidade.
Relatórios gerenciais da receita prevista em comparativo com a despesa realizada.
Previsão orçamentária: Geração mensal das taxas condominiais com base na previsão dos gastos com contratos fixos, programados e eventuais.
Inadimplência – Recebimentos de taxas: Atualização e demonstração diária dos valores recebidos.
Demonstrativo dos relatórios da cobrança administrativa e judicial dos inadimplentes.
Boleto bancário da taxa de condomínio: Envio do boleto por E-mail para todos os condôminos, independente da opção de imprimir.
Envio de aviso de vencimento da taxa de condomínio.
Emissão de segunda via, corrigindo automaticamente o valor após o vencimento.
Controle de uso da área de lazer: Reservas da área de lazer, através do aplicativo celular.
Controle das regras de uso, conforme normas internas do condomínio, inclusive restrição por inadimplência.
Vários outros serviços úteis aos condôminos e a gestão condominial.
Valores desses contratos
| Exclusivamente contábil – Contrato de autogestão | Valor a ser negociado conforme características de cada prédio |
| Uso de Software |
Capacitação Profissional:
Para condomínios de maior porte, que tem funcionários interno na área administrava operacional, destacamos os cursos e treinamentos com objetivo de formar, treinar, reciclar esses profissionais, sejam eles, síndicos condôminos ou síndicos profissionais; membros do conselho fiscal; funcionários de empresas Administradoras; funcionários diretos do condomínio, como também empresários administradores de condomínios para que possam executar suas funções na gestão condominial,
observando os preceitos legais e técnicos gerencias de forma a profissionalizar a administração condominial.
Treinamento especial para uso do Software de gestão:
Oferecemos ainda treinamento específico para uso do nosso sistema de gestão condominial de forma a melhorar o despenho
no controle financeiro, administrativo e da manutenção geral através dessa ferramenta.
Atribuições do Encarregado Operacional – Administrativo.
Em nosso treinamento destacamos o aprimoramento das seguintes atividades:
– Conhecer o Regimento Interno e Convenção do Condomínio e auxiliar o sindico/administração no seu fiel cumprimento, no desempenho de suas funções, orientando condôminos e visitantes sobre proibições e permissões no condomínio, bem como dos processos para uso das áreas comuns e privativas.
– Comunicar ao Síndico, via registro de ocorrência, telefone, sempre que houver transgressão das Normas Regimentares, tais como: animais, horários de mudança, uso dos elevadores, das áreas de lazer e do salão de festas, etc, seguindo suas orientações sobre notificações e advertencias.
– Elborar advertencias, segundo normas internas, referente transgressão das normas internas.
– Participar de treinamentos na CECAD, praticando e repassando aos demais funcionários os ensinamentos recebidos.
– Receber, conferir e assinar recibo dos produtos destinado ao condomínio, enviando os respectivos documentos a administradora.
– Controlar bens patrimoniais do condomínio, tais como: ferramentas, móveis, escadas, eletrodomésticos, Moveis e utensílios dos salões de Festas, brinquedoteca, etc.
– Manter atualizado os quadros de avisos, retirando os comunicados já vencidos, ou com mais de trinta dias de informação.
– Manter os depósitos de guarda de documentos e materiais sempre arrumados.
– Elaborar cartas, avisos, Circulares e distribuir aos condôminos.
– Manter organizado fichário de Controle de bens patrimoniais do condomínio, tais como: ferramentas, móveis, escadas, eletrodomésticos, etc.
– Atender os moradores na administração e ou via telefones.
– Receber e responder os e-mails.
– Atualizar planilha do plano de trabalho e enviar ao síndico Conselho, semanalmente.
– Controlar cumprimento dos prazos das tarefas, conforme planilha de trabalho.
– Coordenar diariamente os serviços dos outros funcionários sob a orientação da CECAD, acompanhando seu desempenho profissional no cumprimento de suas obrigações.
– Supervisionar o andamento dos serviços em execução no condomínio, através de terceiros, desde a abertura da Ocorrência até sua conclusão, liberando do respectivo “Aceite do serviço” pra liberação do pagamento.
– Acompanhar fornecedores na elaboração de orçamentos para aquisição de bens e serviços, tais como: recargas de extintores, bombas, elevadores, interfones, limpeza e conservação dos equipamentos caixa d’água, fossa, caixa de gordura, dedetização, etc.
– Fiscalizar o cumprimento dos contratos fixo de prestadores de serviços do condominio, tais como: Elevador, portões, bombas, etc, observando seu fiel cumprimento e demandar as ações em caso de descumprimento.
– Demandar e acompanhar a execução imediata da correção, que se fizer necessária em todo equipamento que apresentar defeito no edifício, registrando em relatorio de controle.
– Receber e demandar junto ao síndico as solicitacoes de autorização para realização de obras nas unidades, conforme normas, bem como fiscalizar o seu cumprimento.
– Fiscalizar o cumprimento de controle de entrada de trabalhadores que estejam executando obras em unidades privativas ou nas áreas comuns do Edifício, obrigando a manter na portaria relação nominal dos funcionários e o correto uso de crachá de Visitante.
– Cumprir e fazer cumprir os procedimentos de mudanças, mediante autorização expressa do síndico, tanto de entrada quanto de saída, ocorridas no condomínio.
– Entregar a cada novo morador, Copia do RI, Convenção e formulário de cadastro de atualização de moradores e veiculo, orientando sobre o preenchimento e devolução imediata.
– Atualizar, diretamente do Softwre de gestão, o cadastro de moradores e Endereço de proprietários e ou Imobiliárias de unidades vazias e ou alugadas.
– Atualizar constantemente a relação de moradores e entregar cópia na portaria.
– Controlar as reservas das áreas de lazer, conforme registro no site da administradora.
– Entregar áreas de lazer aos condôminos, conforme reserva, fazendo juntamente com o responsável a vistoria e o checklist, tanto na entrega quando na devolução após o uso.
– Fazer as vistorias de entrega e devolução das áreas reservadas, tomando as devidas providencias, conforme procedimentos e normas internas.
– Verificar diariamente o livro de ocorrência, demandando as ações que estiverem dentro das suas atribuições e ou Informando ao síndico e ou a CECAD as demandas que não possa encaminhar.
– Orientar distribuição das correspondências, inclusive as enviadas pela CECAD, fazendo registrar em livro de protocolo aquelas que forem “Registro”; tais como: Talão de cheque; revista; telegrama; jornais; Citações Judiciais; Cartas com AR; etc.
Gestão Financeira:
Fazer o lançamento no sistema de controle financeiro das obrigações a pagar.
Emitir os cheques para pagamento das despesas e controlar assinaturas do sindico / conselho.
Fazer o pré-lançamento no sistema do banco das obrigações a pagar, para os pagmentos via internet.
Aguardamos o contato a fim de que possamos apresentar mais detalhes sobre nossa proposta, esclarecer possíveis dúvidas e fecharmos esta importante parceria para os bons serviços do seu condomínio.